La nómina es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.
El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe respetar en todo caso. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al menos:
- Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
- Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
- Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
- Detalle de las percepciones salariales y extra-salariales que componen la retribución bruta del trabajador.
- Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
- Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
- Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases deI RPF.
- Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.
Remarcar que aunque estos elementos sean mínimos, existen algunas excepciones como el caso de la firma del trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.
Retribución bruta; conceptos que conforman el salario bruto
La suma total de todos los conceptos que hay que abonar al trabajador dan origen a la retribución bruta mensual. La nómina tiene por norma general periodos de liquidación mensuales con las siguientes excepciones:
- Entrada o salida del trabajador de la empresa, sin que estas fechas correspondan con el mes natural.
- Nóminas de paga extra.
En ningún caso se permite la confección de nóminas estándar por periodos inferiores al mes. Imaginemos una empresa que realiza pagos semanales o quincenales a sus trabajadores. En este supuesto, dichos pagos tienen la consideración de anticipos hasta que finalice el mes y se liquide la nómina.
Dentro de las percepciones que se suman para dar lugar al salario bruto tenemos dos grupos diferenciados:
Percepciones salariales; que lo conforman todos aquellos conceptos que están fijados por el convenio colectivo de aplicación en la empresa
Percepciones extra-salariales; en el que se incluyen conceptos que no tienen la consideración pura de salario, como pueden ser dietas, gastos de locomoción o pulses por retribuciones en especie como el plus por desgaste de herramientas.
Normalmente, nos podemos encontrar con conceptos como:
- Salario Base, que corresponde al pago mensual mínimo que se tiene que realizar para un trabajador dentro de la categoría en la que está encuadrado
Descuentos en la nómina
Tal y como hemos explicado anteriormente, en la nómina nos podemos encontrar dos tipos de descuentos diferentes, bien los descuentos obligatorios por ley o bien los descuentos que se deban aplicar por cualquier otro tipo de normativas.
En el caso de los descuentos por ley, tenemos dos grupos de deducciones diferentes, que se destinan al pago de la seguridad social a cargo del trabajador, como los pagos a cuenta que el propio trabajador tiene que realizar a Hacienda, en concepto del IRPF.
La seguridad social a cargo del trabajador es un porcentaje que se paga en función de la base de cotización. Este pago, cubre tres conceptos distintos con un importe máximo del 6,7% sobre la base de cotización. El porcentaje que se abona se distribuye entre:
- Contingencias comunes.
- Desempleo e incapacidad temporal.
- Fogasa y formación laboral.
Paso para realizar una nomina en excel
Con una hoja de cálculo puedes realizar multitud de trabajos y evitarte los cálculos a mano, entre ellos permite hacer las nóminas para tu negocio o actividad profesional.
Hay muchas formas de hacer una nómina en Excel u otras hojas de cálculo, la más fácil y rápida es utilizando una plantilla. Otra forma es crearla tu mismo y una tercera, algo mas laboriosa pero muy práctica, emplear el comando combinar correspondencia de Microsoft Word y enlazarlo con una tabla de datos de nóminas en Excel u otra hoja de cálculo.
En este primer artículo te explico cómo crear tu propia plantilla de Excel para hacer una nómina. Ten en cuenta que en función de la normativa diferente de cada país o estado pueden existir porcentajes y conceptos diferentes, que puedes cambiar y adaptar a conveniencia.
Primero de todo entra en este enlace de la web Calcular-nominas.com, así te servirá de guía en relación a los pasos que te voy a indicar. Una vez en dicha página sitúate al final de la misma y pulsa sobre la imagen de la nómina que aparece en pantalla.
Abre el archivo Excel que te indica y guárdalo en tu computadora.
Como puedes ver en la hoja electrónica tienes una nómina en blanco y lo primero que harás es copiar y pegar dicha hoja en otra hoja del mismo libro para dejar un modelo en blanco siempre para futuras nóminas.
A la nueva hoja la llamas Prueba 1 Nóminas, y es en ella en la que vas a realizar los cambios, dejando la hoja denominada Modelo oficial sin realizar ningún cambio.
Como puedes observar la nómina se divide en tres partes: la zona superior es donde reflejas los datos del trabajador, la empresa, etc.
En la parte central se registran los datos numéricos acerca de las percepciones salariales y los descuentos.
En la zona inferior se anotan las cifras al respecto de las retenciones: Seguros sociales, pagos de impuestos.
Sitúate en la celda C4 y escribe el nombre de la empresa, después en L4 el nombre del trabajador, y así sucesivamente en el resto de los datos que te pide.
Ahora escribe en la fila 12, columnas I y K el periodo al que hace referencia el recibo de salario.
A continuación en la columna O y en las filas sucesivas hasta la 44 los diferentes importes en relación a los pagos brutos de la nómina que estés realizando. Por ejemplo anota 1.000 en Salario base y 50 en Horas extraordinarias.
Como resultado en la celda S46 al lado de TOTAL DEVENGADO: se realiza automáticamente la suma de todos esos conceptos, en este ejemplo 1.050.
Después has de introducir los datos de pagos a la seguridad social y de los impuestos, introducirlos en la casilla correspondiente, puedes cambiar los porcentajes según la legislación a aplicar en las celdas donde estos aparecen, simplemente sitúate sobre ellos y escribe los que necesites. Anota 40 en Contingencias comunes, 2 en horas extraordinarias y 15,75 en la fila correspondiente al impuesto.
En la casilla S64, al lado de TOTAL A DEDUCIR, se sumaran los importes a deducir y debajo en la celda S66 junto a LIQUIDO TOTAL A PERCIBIR: te restará el total devengado del total a deducir.
Por último en la parte inferior, columna O, anota las diferentes bases de cotización y la base del impuesto a pagar.
Para cambiar el estilo moneda de los importes basta con elegir el formato moneda dólar u otro que necesites.
La plantilla en la que has trabajado es una de los muchas que existen, otros ejemplos nómina puedes obtenerlos en: Gerencie.com y en Minifiscal.com. La forma de trabajar con ellos es análoga a la descrita.
http://www.dailymotion.com/video/xyakqh_excel-2007-calculo-de-nominas-sesion-de-trabajo-5_tech
https://www.youtube.com/watch?v=_9Q2hnbef1c
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